FORMLOS Berlin sucht Team-Assistent:in (All Gender, Teilzeit)

Deine Aufgaben – interne Organisation

• Du übernimmst die bereits vorhandenen Prozesse des Büro-Managements und entwickelst diese Strukturen unseren Bedarfen und Wünschen entsprechend weiter.
• Als gute Seele des Büros kümmerst du dich um unser Bestellwesen und sorgst durch die Auswahl und Beauftragung der besten Lieferant:innen dafür, dass immer ausreichend Bürobedarf, Essen, Getränke und sonstige Annehmlichkeiten vorhanden sind (Werbemittel etc.).
• Nicht nur die Zufriedenheit unserer Kund:innen ist uns wichtig! Auch unser Team soll sich wohlfühlen – du unterstützt uns als interne Geschenke-Held:in und Team-Eventmanager:in für den nachhaltigen Erhalt unserer Mitarbeiter:innenzufriedenheit.
• In unseren täglichen Morgen-Besprechungen bist du stets dabei, unterstützt uns bei der stringenten Durchführung und übernimmst entsprechend anfallende Aufgaben selbständig.
• Du unterstützt uns bei unseren eigenen Kommunikationsmitteln: Vorbereitung von Newsletter, Neu-Jahres Post etc.

Deine Aufgaben – externe Organisation

• Partnerschaftlichkeit ist uns für unsere Bestandskund:innen sehr wichtig – ein Teil davon ist, dass wir sie im Alltag dabei unterstützen, wenn sie neue Visitenkarten, Blöcke oder Kugelschreiber etc. benötigen. Du hilfst mit bei der Organisation von diesen „Kleinkram“-Aufgaben: Aussuchen von passenden Werbemitteln, Bestellvorbereitung und Bestellung von Print-Produkten, minimale Webseiten-Pflege oder auch das Verteilen von Aufgaben an das Team. Und natürlich die schnelle, klare und freundliche Kommunikation mit unseren Kund:innen.
• Du hast den Überblick: Du kümmerst dich um Erinnerungen an Kundenjubiläen, passende Geschenkideen und Organisation von Kund:innen-Post und -Geschenken.
• Du hast Interesse an den Projekten, die wir machen und unterstützt uns bei der Planung, Kommunikation und Einhaltung der Projektpläne. Falls du damit noch keine Erfahrungen hast, betrachten wir es als gemeinsamen Lern- und Wachstumsprozess.
• Du unterstützt uns beim Akquise Prozess – also Angebote schreiben, nachfassen und kommunizieren mit Interessent:innen.
• Du unterstützt uns dabei, Termine für Besprechungen, Workshops und Kick-Offs zu finden.

Dein Profil

• Du bist das, was man ein Organisationstalent nennt: Du hast jederzeit den Überblick, was wo im Büroalltag passiert und kümmerst dich um alles was erledigt werden muss.
• Als Grundlage für deine neue Herausforderung hast du deine berufliche Ausbildung im Bereich Büromanagement, Marketingmanagement oder ähnliches erfolgreich abgeschlossen, alternativ hast du eine andere bereichsrelevante Ausbildung oder ein Studium absolviert.
• Du verfügst über erste Berufserfahrungen, in der du deine Organisationsfähigkeiten unter Beweis stellen und ausbauen konntest, dabei hast du bereits unterschiedliche Projekte selbstständig umgesetzt.
• Du bist eine kommunikative und humorvolle Person, die mit ihrer freundlichen, fröhlichen und hilfsbereiten Art für eine positive Büro-Atmosphäre und ein Wohlfühlklima sorgt.
• Mehr als nur Buzzwords: „Hands-on-Mentalität”, „Can-do-Attitüde” und „proaktive Arbeitsweise” sind für dich die Beschreibungen deiner Arbeitseinstellung.
• Du bist technikaffin und sehr digital sowie innovativ unterwegs, wobei du vorhandene Tools wie Asana, Slack, Zoom und digitale Whiteboarding-Tools bestmöglich nutzt und die Implementierung neuer nützlicher Tools mit Freude angehst.
• Du fühlst dich in einem Team voller designbegeisterter und gemeinwohlorientierter Kolleg:innen sehr wohl.
• Der Vollständigkeit halber: Du kommunizierst fließend, sicher und gerne auf Deutsch und dein Englisch-Wissen reicht aus, um ein Telefonat souverän anzunehmen und weiterzuleiten.
• Du hast Spaß daran, dich weiterzuentwickeln und an Herausforderungen zu wachsen. Das gilt nämlich auch für uns: Deine Ideen und Verbesserungen sind herzlich willkommen. Lass uns gemeinsam am Team und Unternehmen arbeiten!