FORMLOS Berlin sucht Team-Assistent:in (All Gender, Teilzeit)

hybrid oder komplett remote – alles kann, nichts muss.

Wir brauchen deine Verstärkung!

Wir sind ein kleines, aber stetig wachsendes Branding- und Design-Büro. Mit der Zeit wuchsen auch die administrativen Aufgaben. Und wir wollen uns gerne mehr auf das tatsächliche Design-Doing konzentrieren. Deswegen brauchen wir einen Menschen, der uns bei der Arbeit mit der Arbeit unterstützt.

Was treibt uns an?

Wir glauben daran, dass Kommunikation der Grundstein für das Zusammensein, -leben und -arbeiten ist. Wie man so schön sagt: Nichts kann nicht kommunizieren. Wir setzen unser Spezialwissen über Kommunikation gezielt für eine offene und ausgeglichene Welt ein. Dafür stehen wir jeden Morgen auf.

Deine Aufgaben – interne Organisation

  • Du übernimmst die bereits vorhandenen Prozesse des Büro-Managements und entwickelst diese Strukturen unseren Bedarfen und Wünschen entsprechend weiter.
  • Als gute Seele des Büros kümmerst du dich um unser Bestellwesen und sorgst durch die Auswahl und Beauftragung der besten Lieferant:innen dafür, dass immer ausreichend Bürobedarf, Essen, Getränke und sonstige Annehmlichkeiten vorhanden sind (Werbemittel etc.).
  • Nicht nur die Zufriedenheit unserer Kund:innen ist uns wichtig! Auch unser Team soll sich wohlfühlen – du unterstützt uns als interne Geschenke-Held:in und Team-Eventmanager:in für den nachhaltigen Erhalt unserer Mitarbeiter:innenzufriedenheit.
  • In unseren täglichen Morgen-Besprechungen bist du stets dabei, unterstützt uns bei der stringenten Durchführung und übernimmst entsprechend anfallende Aufgaben selbständig.
  • Du unterstützt uns bei unseren eigenen Kommunikationsmitteln: Vorbereitung von Newsletter, Neu-Jahres Post etc.

Deine Aufgaben – externe Organisation

  • Partnerschaftlichkeit ist uns für unsere Bestandskund:innen sehr wichtig – ein Teil davon ist, dass wir sie im Alltag dabei unterstützen, wenn sie neue Visitenkarten, Blöcke oder Kugelschreiber etc. benötigen. Du hilfst mit bei der Organisation von diesen „Kleinkram“-Aufgaben: Aussuchen von passenden Werbemitteln, Bestellvorbereitung und Bestellung von Print-Produkten, minimale Webseiten-Pflege oder auch das Verteilen von Aufgaben an das Team. Und natürlich die schnelle, klare und freundliche Kommunikation mit unseren Kund:innen.
  • Du hast den Überblick: Du kümmerst dich um Erinnerungen an Kundenjubiläen, passende Geschenkideen und Organisation von Kund:innen-Post und -Geschenken.
  • Du hast Interesse an den Projekten, die wir machen und unterstützt uns bei der Planung, Kommunikation und Einhaltung der Projektpläne. Falls du damit noch keine Erfahrungen hast, betrachten wir es als gemeinsamen Lern- und Wachstumsprozess.
  • Du unterstützt uns beim Akquise Prozess – also Angebote schreiben, nachfassen und kommunizieren mit Interessent:innen.
  • Du unterstützt uns dabei, Termine für Besprechungen, Workshops und Kick-Offs zu finden.

Dein Profil

  • Du bist das, was man ein Organisationstalent nennt: Du hast jederzeit den Überblick, was wo im Büroalltag passiert und kümmerst dich um alles was erledigt werden muss.
  • Als Grundlage für deine neue Herausforderung hast du deine berufliche Ausbildung im Bereich Büromanagement, Marketingmanagement oder ähnliches erfolgreich abgeschlossen, alternativ hast du eine andere bereichsrelevante Ausbildung oder ein Studium absolviert.
  • Du verfügst über erste Berufserfahrungen, in der du deine Organisationsfähigkeiten unter Beweis stellen und ausbauen konntest, dabei hast du bereits unterschiedliche Projekte selbstständig umgesetzt.
  • Du bist eine kommunikative und humorvolle Person, die mit ihrer freundlichen, fröhlichen und hilfsbereiten Art für eine positive Büro-Atmosphäre und ein Wohlfühlklima sorgt.
  • Mehr als nur Buzzwords: „Hands-on-Mentalität”, „Can-do-Attitüde” und „proaktive Arbeitsweise” sind für dich die Beschreibungen deiner Arbeitseinstellung.
  • Du bist technikaffin und sehr digital sowie innovativ unterwegs, wobei du vorhandene Tools wie Asana, Slack, Zoom und digitale Whiteboarding-Tools bestmöglich nutzt und die Implementierung neuer nützlicher Tools mit Freude angehst.
  • Du fühlst dich in einem Team voller designbegeisterter und gemeinwohlorientierter Kolleg:innen sehr wohl.
  • Der Vollständigkeit halber: Du kommunizierst fließend, sicher und gerne auf Deutsch und dein Englisch-Wissen reicht aus, um ein Telefonat souverän anzunehmen und weiterzuleiten.
  • Du hast Spaß daran, dich weiterzuentwickeln und an Herausforderungen zu wachsen. Das gilt nämlich auch für uns: Deine Ideen und Verbesserungen sind herzlich willkommen. Lass uns gemeinsam am Team und Unternehmen arbeiten!

Das sind wir

v.l.n.r.: Richard, Miriam, Laura & Lukas

Du willst mehr über uns erfahren? Dann schau auf unserer Team-Seite vorbei.

Keyfacts

  • 20h die Woche
  • hybrid oder komplett remote
  • 14.400€ Jahres-Einstiegsgehalt Brutto
  • 45€ Warengutschein im Monat

Was wir bieten

  • hybrid oder komplett remote – alles ist möglich: derzeit arbeiten wir alle größtenteils im Home-Office und sind maximal 1 mal die Woche im Büro. Remote-Arbeiten wird bei uns immer wichtiger – daher kannst du auch gerne von Zuhause oder vom Strandcafé aus arbeiten. Oder du kommst in unser Büro und organisierst alles von dort aus.
  • Vereinbarkeit von Familie und Beruf: wir haben selber Kinder die immer wieder krank sind und gehen damit sehr flexibel um. Arbeitszeiten können – je nach Terminlage – flexibel verlegt werden. Lass uns gemeinsam nach einer Lösung suchen, die für dich passt.
  • Monatlich schenken wir allen Mitarbeitenden einen Gutschein über 45€ in einem Geschäft eurer Wahl. Für Rewe (und andere Supermärkte), XBOX oder Baumarkt – so gut wie alles wo es Gutscheine gibt.
  • Transparenz – ob Gehalt oder Umsatz, wir möchten dass wir als Team möglichst viel über unser Unternehmen wissen. Daher kommunizieren wir regelmäßig wie es läuft und bieten Raum für Fragen.
  • Fehler-Feedback-Kultur – eigentlich sollte das selbstverständlich sein. Aber weil es das noch nicht überall ist, möchten wir es hier erwähnen: Fehler machen ist normal und wichtig – den Raum zu schaffen um aus ihnen zu lernen ebenso. Deswegen machen wir regelmäßig Retros und reflektieren unsere Arbeitswochen im montäglichen Gespräch.
  • Entspannte Arbeitsatmosphäre – entspannt arbeiten ist uns sehr wichtig. Deswegen bewerten wir das sogar wöchentlich, um rechtzeitig zu sehen, wenn es mal zu stressig wird und um dann direkt gegensteuern zu können.
  • Wir sind gern zusammen – auch mal abseits des Rechners. Wir planen mehrere Teamevents und gemeinsame Ausflüge im Jahr – auch mit Family & Partner:innen.

Das klingt nach dir?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung mit einem Motivationsschreiben, deinen Qualifikation und deinem Lebenslauf.