In jedem Team gibt es diese Prozesse: Sie erfordern keine strategische Genialität, fressen aber wertvolle Arbeitszeit. Das Kopieren von Webseiten-Inhalten in Newsletter, das mühsame Aufbereiten von Social-Media-Posts aus Link-Sammlungen oder das händische Übertragen von Fotos und Posten auf Instagram, um aktuell zu bleiben.
Für solche Probleme gibt es mittlerweile tolle und individuelle Lösungen und wir konnten für verschiedene Kund:innen genau solche Reibungsverluste eliminieren. Dabei ist uns wichtig, dass die Systeme leicht zu bedienen sind, die Markenidentität (z.B. Corporate Wording) exakt transportieren und natürlich fehlerfrei laufen.
Hier sind drei konkrete Lösungen, die wir erfolgreich in die Praxis umgesetzt haben:
ZIELFORMULIERUNG:
Routineaufgaben & Arbeitsabläufe durch Automatisierung effizient optimieren
Lösung 1: Die Website-to-Newsletter-Verbindung
Die Situation:
Artikel oder News die auf der Webseite veröffentlicht werden, müssen immer händisch auch in den Newsletter eingebaut werden. Das ist zeitaufwendig und fehleranfällig.
Der Workflow:
Sobald neue Artikel oder News auf der Webseite der Kund:in veröffentlicht werden, greift unsere Automatisierung im Hintergrund. Sie zieht sich die neuesten drei Blogbeiträge inklusive Vorschaubild, Überschrift, Einleitungstext und Link.
Das Ergebnis:
Das System bereitet den monatlichen Newsletter im E-Mail-Marketing-Tool (wahlweise Brevo.com oder cleverreach.de) vollautomatisch vor. Das Redaktionsteam muss sich nicht mehr mit Formatierungen oder Copy-Paste aufhalten. Sie öffnen einfach den fertigen Entwurf, werfen einen kurzen Kontrollblick darauf, passen es an das Format an (wenn nötig) und schicken den Newsletter ab. Auf Wunsch lässt sich das System sogar so einstellen, dass der Versand zu einem festen Zeitpunkt vollautomatisch erfolgt.
Lösung 2: Die intelligente Wissensdatenbank mit LinkedIn-Social-Media-Kette
Die Situation:
Immer wieder findet man wichtige und hilfreiche Branchen-Links und Artikel – aber wenn man sie dann braucht oder nochmal nachschauen möchte, findet man sie schlecht in dem Wust an Links, die man irgendwo mal geschickt bekommen hat. Auch wenn das Teilen dieser wichtigen Links im Netzwerk kaum Zeit frisst.
Der Workflow:
Das Team sammelt nun alle spannende Branchen-Links in einem internen Slack-Kanal. Sobald ein Link in den Kanal gepostet wird, erkennt unser Workflow dies sofort. Das System ruft die verlinkte Webseite im Hintergrund auf, extrahiert den Einleitungstext sowie das Vorschaubild und speichert diese strukturiert in einer zentralen Wissensdatenbank ab.
Das Ergebnis:
Gleichzeitig generiert das System aus diesen Daten automatisch einen fertigen Social-Media-Post-Entwurf inklusive Bild und prägnantem Teaser-Text, der direkt für die Veröffentlichung (z.B. auf LinkedIn) bereitsteht. So wird aus einem flüchtigen Link im Chat ohne Zusatzaufwand wertvoller Content für die Kanäle.
Lösung 3: Von der Handykamera direkt zu Instagram – im exakten Marken-Ton
Die Situation:
Ein gemeinnütziger Verein hat kaum Zeit oder Geld für eine ständige Social Media Bespielung. Gleichzeitig ist Sichtbarkeit genau für solche Vereine unglaublich wichtig: zeigen wo man überall ist und was man alles macht.
Der Workflow:
Deswegen haben wir eine extrem niederschwellige Lösung für einen solchen Verein entwickelt. Ehrenamtliche Mitarbeiter:innen und engagierte Mitglieder können direkt von Veranstaltungen Fotos mit dem Smartphone machen und diese zusammen mit einem kurzen, formlosen Text in einen geschlossenen Telegram-Messenger-Kanal posten.
Die Magie im Hintergrund:
Unser Workflow fängt das Bild und den rohen Text ab. Ein trainierter KI-Agent analysiert den Text und formuliert ihn augenblicklich um. Er kennt das exakte Corporate Wording des Vereins: Er weiß, dass die Zielgruppe geduzt und nicht gesiezt wird, welcher Tonfall (z. B. nahbar, aktiv und herzlich) gewünscht ist und welche Hashtags gesetzt werden müssen.
Das Ergebnis:
Das Foto wird dann automatisch auf Instagram hochgeladen – mit dem passenden Text im exakten Marken-Stil des Vereins. Keine komplizierten App-Wechsel, keine Freigabe-Schleifen über den PC, sondern direktes Veröffentlichen von der Straße aus.
Das Fazit: Technologie, die dem Menschen dient
Diese drei Beispiele zeigen: Automatisierung und KI sind keine Bedrohung für die eigene Kreativität, sondern ihr Beschleuniger. Indem wir repetitive Daten-Übertragungen und Formatierungen an intelligente Workflows abgeben, gewinnen Teams wertvolle Stunden zurück.
Möchtest du auch nervige Routineaufgaben von deinem Tisch haben? Lass uns gemeinsam in einem kurzen Gespräch herausfinden, welche Workflows wir für dich vereinfachen können.
